Pedoman Kesekretariatan IEEE SB UNESA

1. Pendahuluan

Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan profesional, diperlukan sistem administrasi yang tertib, sistematis, dan terstruktur. Administrasi merupakan proses pengelolaan kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan akuntabel.

Ruang Lingkup Administrasi:

Administrasi Surat Menyurat
Pengelolaan Arsip dan Dokumen
Administrasi Inventaris
Dokumentasi Kegiatan
Pengelolaan Pengumuman

2. Administrasi Surat Menyurat

Surat menyurat merupakan sarana komunikasi resmi organisasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara formal kepada pihak internal maupun eksternal. Setiap surat harus memenuhi prinsip:

Ringkas

Jelas

Sistematis

Menggunakan bahasa formal dan profesional

Mengutamakan Bahasa Inggris untuk komunikasi eksternal

3. Mekanisme Surat Menyurat

3.1 Surat Masuk

Diterima
(Fisik / PDF)

Dicatat
(Sistem digital)

Disampaikan ke Secretary
(Diteruskan pengurus)

3.2 Surat Keluar

1. Disusun
PJ Kegiatan / Unit

2. Ditinjau
Secretary

3. Disahkan
Chairman / Wewenang

4. Dicatat
G-Drive / Internal

5. Disimpan
Digital (Fisik jika perlu)

9. Ketentuan Tambahan

Seluruh dokumen wajib menggunakan kop resmi organisasi.
Penandatanganan dokumen harus sesuai dengan kewenangan jabatan.
Penggunaan "atas nama (a.n)" harus dibatasi dan sesuai izin pihak terkait.
Seluruh dokumen wajib diarsipkan secara digital.
Email resmi dapat digunakan sebagai media komunikasi formal.
Setiap dokumen harus memiliki format yang konsisten dan profesional.

5. Sistem Penomoran Dokumen

Format Umum:

XXX/Jenis/IEEE-SB-UNESA/Unit/Bulan/Tahun

XXX : Nomor urut dokumen

Jenis : Jenis dokumen (SPm, SU, SK, dll)

IEEE.. : Identitas organisasi (tetap)

Unit : Unit penerbit dokumen

Bulan : Kode bulan (Romawi)

Tahun : Tahun penerbitan

7. Contoh Penomoran:

Dokumen dari Pengurus Inti:

001/SK/IEEE-SB-UNESA/BPH/IV/2026

Dokumen dari Departemen:

002/SPm/IEEE-SB-UNESA/RND/IV/2026

Dokumen Kegiatan:

003/SPm/IEEE-SB-UNESA/RND-Webinar/IV/2026

Catatan: Penamaan kegiatan disarankan ringkas & profesional. (Contoh: RND-Webinar, PR-Event, ED-Workshop)

6 & 8. Indeks Kode

6. Kode Unit Organisasi

Pengurus Inti
BPH	Chairman, Secretary, Treasurer
Unit/Departemen
RND	Research and Development
CM	Creative Media
IO	Internal Operations
PR	Public Relations
ED	Education Development

8. Kode Bulan

Januari	I
Februari	II
Maret	III
April	IV
Mei	V
Juni	VI

Juli	VII
Agustus	VIII
September	IX
Oktober	X
November	XI
Desember	XII

4. Jenis Dokumen Resmi

Surat KeputusanSK

Surat UndanganSU

Surat PermohonanSPm

Surat PemberitahuanSPb

Surat PernyataanSPn

Surat TugasST

Surat KeteranganSKet

Surat RekomendasiSR

Surat BalasanSB

MoUMoU

SertifikatSTR

Catatan: Dalam praktik organisasi internasional, komunikasi resmi juga dapat dilakukan melalui email, terutama untuk kebutuhan yang bersifat cepat dan operasional.